How digital tenant management platforms are shaping the future of real estate

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Choosing a digital platform to manage a property portfolio and the tenants that live in those properties can feel like a daunting task. If a real estate company is doing well and is stable, isn’t facing any major competition and isn’t especially digitally inclined, then there can be a lot of inertia when it comes to implementing new digital technology.

But smart real estate companies are starting to become more aware of the growing need for digital solutions to improve tenant relations, help their organizations become more efficient and to provide the business with the platform for future growth.

Yet it’s also clear that a good many real estate firms can be risk averse and always have an eye on Return on Investment (ROI). They also want any technology implementation to be simple, pain-free and for everything to work smoothly. Overcoming this reticence is becoming essential for real estate firms, as consumers (including tenants) increasingly use digital tools to manage their day-to-day lives.

What exactly is a digital tenant management platform?

The term ‘digital tenant management’ refers to managing, interacting and engaging with tenants via the use of a digital solution or platform. Such a solution can also be used to manage a portfolio of properties. It gives a real estate company much greater control over their tenants and portfolio, and makes operations much more efficient. It saves time, resources and money, and significantly improves the tenant experience.

Traditional tenant management involves one-to-one communication, whether in-person, over the phone or perhaps via email. This is time consuming and can feel frustrating for all parties. But when using a digital tenant management platform, the real estate firm has an instant and direct line of communication to each tenant – much more efficient and much more effective.

Here are some specific ways in which using a digital tenant management platform can help real estate firms:

Delivering greater operational efficiency

Managing a high volume of tenants across a range of different properties can be hugely time consuming. When tenants phone in to get an issue addressed for example, it needs to be logged, assessed and managed, a potentially significant challenge when you consider that maintenance is always one of the costliest elements of tenant management.

But using a digital platform for these interactions makes the entire process more efficient. A strong platform should come with an inbuilt ticketing system, which can automatically receive and pre-sort tenant requests and inquiries. This can save lots of time and means that faults can be processed and addressed much quicker and more efficiently. It also provides tenants with far greater transparency – they can see that their issue has been logged and will know when it is going to be addressed.

Such a platform will realize even more efficiency gains by providing all the documentation required in the rental process, from the initial contract to service level agreements. Storing them in one central resource like this means that users at the real estate firm need not waste time searching for documents and furthermore, means that any document can be shared securely and immediately with tenants via the platform.

Providing a superior Tenant Experience

Without tenants in a building, there is no income, so driving a first-class Tenant Experience should be a priority for all real estate firms. A digital platform is an intrinsic part of such an experience. People are used to digital interactions in almost every other area of their lives, from banking to shopping and booking travel to scheduling medical appointments. We live in a digital world and offering digital services to tenants is important.

Any digital platform should include the availability of an app for tenants, from which they can manage all aspects of their engagement with the real estate firm. If there is an issue, it can be reported immediately via the app, and then receive reassurance that it is being addressed via the integrated ticketing system. Tenants should also be able to access any document that they might need via the app, ensuring a much more convenient and efficient service, improving loyalty and satisfaction.Where such a platform can really have an impact on the Tenant Experience though, is how it uses data to constantly improve the service. By unobtrusively collecting data from tenants and the rental properties in the portfolio, the real estate firm can improve services on an on-going basis. It can even help promote additional services that will further improve the Tenant Experience, whether provided by an external firm or the real estate company itself. This added value all contributes to the first-class digital service that many tenants now expect.

Improving employee satisfaction

The improved efficiency and Tenant Experience that come from deploying a digital tenant management platform should also have a significant additional effect on the satisfaction and motivation of employees at the real estate firm. There are fewer direct queries and complaints from tenants, which can be stressful. Now such queries are submitted via the app, it removes the potential emotion and anger from such interactions.

If the platform is 100% transparent, tenants can track the status of their query via the integrated ticketing system, so real estate firm employees are spared repeat conversations when tenants feel the need to check what the latest update is.

Spending less time on such potentially difficult tasks means a happier and more engaged workforce, and frees up their time to be spent more productively elsewhere. This means more efficiency overall but also means employees can feel they are contributing in different and more rewarding ways.

There’s no time to wait

In 2019, almost every facet of life is managed digitally. Naturally, the digitalization is also having an effect on the real estate industry. Therefore, property owners and managers are advised to take advantage of the opportunities and possibilities of digital tenant platforms sooner rather than later. It is something that their competitors will be doing and that their tenants will come to expect. There are many benefits to be gained from doing so, and many challenges that could arise from not doing so – why would anyone wait?

Getting started with the right digital tenant management platform should be very straightforward. There is no lengthy roll-out process and you should be given all the support and guidance that you need to get started.

Allthings deploys a three-step process – set-up, integration of partners, activation – that will guide you toward a successful launch. Its modular design also ensures that the Allthings platform can be adapted to your digitalization strategy on an ongoing basis. To schedule an appointment to discuss how the Allthings platform could help your organization, click here, or to request a free demo, click here.


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Wie digitale Mieter-Plattformen die Zukunft der Immobilienbranche verändern

Die Wahl einer digitalen Plattform zur Verwaltung eines Immobilienportfolios und dessen Mietern kann sich wie eine enorme Herausforderung anfühlen. Gerade wenn es dem Immobilienunternehmen gut geht, es keinem großem Wettbewerb ausgesetzt ist und es dazu auch nicht besonders digital ausgerichtet ist, steht die Einführung neuer digitaler Technologien nicht unbedingt an oberster Stelle der Prioritäten.

Intelligente Immobilienunternehmen sind sich aber bereits heute bewusst, dass digitale Lösungen eine immer wichtigere Rolle spielen, wenn es darum geht die Mieterbeziehungen zu verbessern, Prozesse innerhalb der Organisation effizienter zu gestalten und schon heute eine Plattform für zukünftiges Wachstum bereitzustellen.

Nichtsdestotrotz bleiben viele Immobilienunternehmen risikoavers und behalten stets den Return on Investment (ROI) im Blick. Technologie-Implementierungen sollen einfach, schmerzfrei und reibungslos ablaufen. Diese Zurückhaltung gegenüber neuen Technologien zu überwinden wird immer wichtiger. Denn schon heute nutzen Verbraucher, einschließlich der Mieter, zunehmend digitale Lösungen zur Steuerung ihres alltäglichen Lebens.

Was genau ist eine digitale Mieter-Plattform?

Der Begriff “digitales Mietermanagement” bezieht sich auf die Verwaltung, Interaktion und den Austausch mit den Mietern über die Nutzung einer digitalen Lösung oder Plattform. Eine solche Lösung kann auch zur Verwaltung eines Immobilienportfolios eingesetzt werden. Dadurch erhält ein Immobilienunternehmen eine größere Verwaltungskontrolle über seine Mieter und sein Portfolio und erhöht gleichzeitig die Effizienz seines Betriebs. Eine derartige Lösung spart Zeit, Ressourcen und Geld, und trägt einen wesentlichen Beitrag zur Verbesserung der Mietererfahrung bei.

Traditionelles Mieter-Management umfasst die individuelle Kommunikation, sei es persönlich, telefonisch oder per E-Mail. Das ist zeitaufwendig und kann mitunter für alle Beteiligten frustrierend sein. Durch eine digitale Mieter-Plattform erhält das Immobilienunternehmen einen sofortigen und direkten Kommunikationskanal zu allen Mietern – für eine effizientere und effektivere Kommunikation.

Hier sind einige konkrete Möglichkeiten, wie der Einsatz einer digitalen Mieter-Plattform Immobilienunternehmen helfen kann.

Höhere betriebliche Effizienz erzielen

Die Verwaltung eines großen Volumens von Mietern über eine Reihe von verschiedenen Immobilien hinweg kann sehr zeitaufwändig sein. Wenn Mieter bspw. wegen eines Problems anrufen, muss es protokolliert, bewertet und verwaltet werden. Potenziell eine große Herausforderung, wenn man bedenkt, dass die Instandhaltung eine der kostenintensivsten Komponenten der Mieterverwaltung ist.

Durch den Einsatz einer digitalen Plattform für derartige Interaktionen wird der gesamte Prozess effizienter. Eine leistungsfähige Plattform sollte mit einem eingebauten Ticketing-System ausgestattet sein, das Mieteranfragen automatisch entgegennimmt und vorsortiert. Dies spart Zeit und bedeutet, dass Fehler schneller und effizienter bearbeitet und behoben werden können. Außerdem bietet es den Mietern eine weitaus größere Transparenz – sie können sehen, dass ihr Problem protokolliert wurde und wissen, wann es behoben wird.

Weitere Effizienzsteigerungen werden erzielt, wenn auf der Plattform alle für den Mietprozess erforderlichen Unterlagen – vom ersten Vertrag bis zu den Service Level Agreements – bereitgestellt werden. Die Speicherung aller relevanten Unterlagen an einer zentralen Stelle führt dazu, dass die Mitarbeiter der Immobilienfirma keine Zeit mehr mit der Suche nach Dokumenten verschwenden müssen. Gleichzeitig kann jedes Dokument sicher und sofort über die Plattform mit den Mietern geteilt werden.

Ein besseres Mietererlebnis schaffen

Ohne Mieter in einem Gebäude gibt es kein Einkommen. Daher sollte ein gutes Mietererlebnis für alle Immobilienunternehmen Priorität haben. Eine digitale Plattform trägt wesentlich zu einem solchen Erlebnis bei. Heutzutage sind die Menschen an digitale Interaktionen in fast allen anderen Lebensbereichen gewöhnt – vom Bankwesen über das Einkaufen und Buchen von Reisen bis hin zur Terminplanung von Arztterminen. Wir leben in einer digitalen Welt, und es ist wichtig, den Mietern digitale Services anzubieten.

Eine digitale Mieter-Plattform sollte ebenfalls eine eigene App für die Mieter bereitstellen, über die sämtliche Interaktionen mit dem Immobilienunternehmen abgebildet werden können. Wenn ein Schadensfall auftritt, kann der Mieter diesen direkt über die App melden und erhält über das integrierte Ticketing-System eine sofortige Rückmeldung, dass sich darum gekümmert wird. Alle relevanten Dokumente sind ebenfalls bequem über die App abrufbar. In Summe wird so für den Mieter ein bequemer und gleichzeitig effizienter Mieterservice geboten, was sich wiederum positiv auf die Loyalität und Zufriedenheit auswirken kann.

Den womöglich größten Einfluss auf das Mietererlebnis schafft eine digitale Mieter-Plattform, indem sie die Daten der Mieter und Mietobjekte datenschutzkonform erhebt und dem Immobilienunternehmen bereitstellt, um den Mieterservice kontinuierlich zu verbessern. Des weiteren können über die Plattform zusätzliche Mieterservices (wie z.B. Reinigungs- oder Conciergeservices) angeboten werden, sei es durch eine externe Firma oder die Immobiliengesellschaft selbst. Dies trägt zusätzlich zu einem erstklassigem digitalen Mietererlebnis bei, das viele Mieter heutzutage erwarten.

Die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen

Die gesteigerte Effizienz und das verbesserte Mietererlebnis, die durch den Einsatz einer digitalen Mieter-Plattform erzielt werden, wirkt sich weiterhin positiv auf die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter des Immobilienunternehmens aus. Es gibt weniger direkte Anfragen und Beschwerden von Mietern. Derartige Anfragen kommen jetzt über die App. Dadurch werden Emotionen und Wut aus solchen Interaktionen herausgenommen, wodurch das Stresslevel sinkt. Bildet das in der Plattform integrierte Ticketing-System den Anfragen-Status transparent für die Mieter ab, bleiben die Mitarbeiter von wiederholten Nachfragen verschont. Denn der Mieter kann den Status selbstständig und jederzeit über die App abrufen.

Weniger Zeit für solche potenziell herausfordernden Aufgaben aufzuwenden, bedeutet, dass Mitarbeiter zufriedener und engagierter sind während gleichzeitig mehr Zeit für produktivere Tätigkeiten an anderer Stelle zur Verfügung steht. Das führt insgesamt zu mehr Effizienz, aber auch, dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, auf unterschiedliche und lohnendere Weise einen Beitrag zu leisten.

Es lohnt sich nicht zu warten

In 2019 werden fast alle Facetten des Lebens digital abgebildet. Die Auswirkungen der Digitalisierung machen sich entsprechend auch in der Immobilienwirtschaft bemerkbar. Deswegen wird es Immobilieneigentümern und -bewirtschaftern empfohlen die Chancen und Möglichkeiten von digitalen Mieter-Plattformen besser früher als später anzunehmen und zu nutzen. Denn der Wettbewerb schläft nicht. Gleichzeitig erwarten Mieter ein zunehmend digitales Mietererlebnis. Die Einführung einer digitalen Mieter-Plattform bringt viele Vorteile mit sich während zukünftige Herausforderungen entstehen können, wenn man es nicht tut – warum also warten?

Der Einstieg in eine digitale Mieter-Plattform sollte einfach sein, ohne langwierige Rollout-Prozesse und mit all der Unterstützung, die Sie benötigen, um Schritt-für-Schritt loszulegen.

Allthings implementiert einen dreistufigen Prozess – Einrichtung, Integration von Partnern, Aktivierung -, der Sie zu einem erfolgreichen Start führt. Durch den modularen Aufbau kann die Allthings-Plattform laufend an Ihre Digitalisierungsstrategie angepasst werden.

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Thomas Ulrich

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