Three ways you can reduce costs in tenant management


People’s awareness of the relevance of the digitization has increased strongly in the real estate industry over the past two years. At the same time, there are many different digital solutions in various areas – from smart home services, to temporary rental platforms, to solutions for BIM and digital tenant apps. counted 289 PropTech companies in Germany alone in April 2019. This raises the question of where to look first and what really pays off?

Evaluate the use of digital solutions from a business perspective 

The answer becomes clear when you take a business perspective. The use of digital solutions should be judged by whether they directly or indirectly support performance goals. Indicators such as net yield or market values, as well as underlying KPIs such as vacancy rates, average length of tenancy, tenant satisfaction or lower administrative costs.

Or to put it simply: For real estate owners and portfolio holders, all digital solutions which either increase revenues and/or reduce operating costs in the long term are of interest. In the following, we will look at how you can reduce administrative costs by using a digital tenant app.

Reduce costs in operational processes with digital tenant apps

Digital tenant apps support the administration in making repetitive processes more effective while at the same time promoting personal contact with tenants. The app can be used to digitize common tasks such as documentation, ticketing and communication. 

1. Reduce documentation costs: uploading instead of sending

Whether care instructions, floor plans, operating cost bills or the cleaning schedule – documents relevant to the tenants can be stored digitally on the tenant app. If something changes or a new document is available, it can simply be uploaded and added. The tenant is automatically notified. This saves time on the one hand and money on the other. If we assume that approx. five letters per rental unit are sent per year, an administration with 1,000 units can save €4,000 per year.

“With the digital communication over the Allthings App we spend much less money on postal charges, which, in addition to saving time, helped us save hundreds of francs a year,” says Christian Sulser, real estate manager at Weber Verwaltungen AG.

2. Reduce costs thanks to digital ticketing: proactive updates instead of reactive phone calls

If the hot water stops working or the elevator fails, all tenants call at once. Instead of merely reacting to incoming messages, property managers can use the digital tenant app to proactively inform their tenants of events that affect the entire property. At the same time, tenants can conveniently submit their requests around the clock via the app’s Service Center by smartphone or laptop. The manager receives a notification that a new issue has been reported and can process it in its own time via the associated ticketing system.

This saves time, which can drastically reduce the communication overhead for inquiries by post or telephone, as Christian Sulser confirms: “The Allthings App helped us to bring our operational efficiency to a completely new level. In the last two years we have been able to centralize communication with most tenants, resulting in 90% fewer telephone and mail requests.”

3. Reduce communication costs: reach all tenants with one message

Information relevant to all tenants can be posted on the pinboard of the tenant app. The letter, which would otherwise have been sent 25 times individually to each tenant with exactly the same content, can thus be saved. Tenants can answer in real time and ask questions if necessary. Thus a new, modern and direct communication channel between tenant and administration is created. At the same time, tenants are offered a platform for exchanging information with each other. Although this doesn’t have a direct effect on administration costs, it ensures a good living climate and thus increases tenant satisfaction.

Digital tenant apps save resources

All in all, digital tenant apps help to save resources and ultimately reduce staffing. Alexander Heinzmann confirms this in an interview with the ZVW. The managing director of Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH, which manages around 10,500 residential and commercial units, says: “Our administrators should be on the phone to answer questions, always on site, but also answer emails promptly. We asked ourselves how we could reconcile all this. In the end it was clear that this was only possible with an internet platform that would relieve the administrator of the need to provide answers to routine questions.” The customer can now retrieve relevant information from his smartphone, tablet PC or laptop from anywhere and whenever he wants. “This saves resources and ultimately personnel.”

Step by step into digital tenant management

At Allthings we place great value on accompanying our customers step by step towards digital tenant management. This includes Allthings Essential, a solution that concentrates on the basics – such as digital documentation, ticketing and communication. Once these core functions have been integrated into existing processes, our platform can be flexibly expanded to include third-party services, interfaces to existing systems and a wide variety of tenant services. In this way you secure competitive advantages for yourself today and in the future.

When it comes to reducing operating costs with the help of a digital tenant app, some of the leading medium-sized and large housing companies in the industry work with Allthings (including Credit Suisse, Privera and Nassauische Heimstätte).

Are you interested in finding out how we can reduce your company’s administrative costs? Then test our tenant management platform Allthings Essential now for free. Find out more about our solution here.

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Drei Wege wie Sie die Kosten im Mietermanagement reduzieren können

Das Bewusstsein für die Relevanz der Digitalisierung hat in der Immobilienbranche in den vergangen zwei Jahren stark zugenommen. Gleichermaßen gibt es digitale Lösungen in vielen verschiedenen Bereichen – von Smart Home Services, über temporäre Vermietungsplattformen, bis zu Lösungen für BIM und digitalen Mieter-Apps. zählte im April 2019 289 PropTech Unternehmen allein in Deutschland. Da kommt die Frage auf, wohin sollte man zuerst blicken und was lohnt sich wirklich?

Den Einsatz digitaler Lösungen betriebswirtschaftlich bewerten

Die Antwort wird klar, wenn man eine betriebswirtschaftliche Sichtweise einnimmt. Der Einsatz digitaler Lösungen für Immobilieneigentümer und Bestandshalter sollte sich daran messen, ob sie direkt oder indirekt Performanceziele unterstützen. Kennzahlen wie Nettorendite oder Verkehrswerte, sowie darunterliegende KPIs wie Leerstandsquoten, mittlere Verweildauer, Mieterzufriedenheit oder niedrigere Verwaltungskosten.

Oder einfach gesagt: Für Immobilieneigentümer und Bestandshalter sind alle digitalen Lösungen interessant, die entweder die Einnahmen langfristig erhöhen und bzw. oder die Kosten des Betriebs senken. Im Nachfolgenden schauen wir uns an, wie Sie durch den Einsatz einer digitalen Mieter-Apps die Verwaltungskosten senken können.

Kosten sparen bei operativen Prozessen durch digitale Mieter-Apps

Digitale Mieter-Apps unterstützen die Verwaltung dabei repetitive Prozesse effektiver zu gestalten während gleichzeitig der persönliche Kontakt zu den Mietern gefördert werden kann. Über die App können gängige Aufgaben wie etwa die Dokumentation, das Ticketing und die Kommunikation digitalisiert werden.

1. Sparen Sie Kosten bei der Dokumentation: Hochladen, statt Verschicken

Ob Pflegehinweise, Grundrisse, Betriebskostenabrechnungen oder Putzpläne – für die Mieter relevante Dokumente können digital auf der Mieter-App gespeichert werden. Ändert sich etwas oder liegt ein neues Dokument vor, kann dies einfach hochgeladen und hinzugefügt werden. Der Mieter wird darüber automatisch benachrichtigt. Das spart zum einen Zeit, zum anderen Geld. Geht man davon aus, dass pro Mieteinheit ca. fünf Briefe pro Jahr verschickt werden, kann eine Verwaltung mit 1.000 Einheiten 4.000€ jährlich einsparen.

“Mit der digitalen Kommunikation über die Allthings App geben wir zudem viel weniger Geld für Portokosten aus, was uns, nebst der Zeitersparnis, half, jährlich Hunderte von Franken zu sparen,” so Christian Sulser, Immobilienbewirtschafter Weber Verwaltungen AG.

2. Sparen Sie Kosten dank digitalem Ticketing: Proaktive Updates, statt reaktive Telefonate

Fällt das Warmwasser aus oder funktioniert der Aufzug nicht, rufen gleich alle Mieter auf einmal an. Anstatt lediglich auf die eingehenden Meldungen zu reagieren, können Verwaltungen ihre Mieter über die digitale Mieter-App proaktiv über Vorfälle, die ganze Mietobjekte betreffen, informieren. Gleichzeitig können Mieter ihre Anliegen rund um die Uhr über das Service Center der App bequem per Smartphone oder Laptop einreichen. Der Verwalter erhält eine Benachrichtigung, dass ein neuer Vorfall vorliegt und kann diesen in Ruhe über das zugehörige Ticketing-System bearbeiten. 

Das spart Zeit, wodurch die Kommunikationsaufwände für Anfragen per Post oder Telefon drastisch reduziert werden können wie Christian Sulser bestätigt: “Die Allthings App half uns, unsere operative Effizienz auf ein völlig neues Niveau zu bringen. In den letzten zwei Jahren konnten wir die Kommunikation mit den meisten Mietern zentralisieren, was zu 90% weniger Anfragen per Telefon oder Post führte.”

3. Sparen Sie Kosten bei der Kommunikation: Mit einer Nachricht alle Mieter erreichen

Über die Pinnwand der Mieter-App können Informationen, die für alle Mieter relevant sind, gepostet werden. Den Brief, der mit dem exakt selben Inhalt sonst 25x einzeln an jeden Mieter verschickt worden wäre, kann man sich somit also sparen. Mieter können darauf in Echtzeit antworten und gegebenenfalls Fragen stellen. Somit wird ein neuer, moderner und direkter Kommunikationskanal zwischen Mieter und Verwaltung geschaffen. Gleichzeitig bietet man den Mietern hierüber eine Plattform, um sich untereinander auszutauschen. Das wirkt sich zwar nicht direkt auf die Verwaltungskosten aus, sorgt aber für ein gutes Wohnklima und erhöht damit die Mieterzufriedenheit. 

Digitale Mieter-Apps sparen Ressourcen

Alles in allem helfen digitale Mieter-Apps dabei Ressourcen und letztendlich auch Personal einzusparen. Dies bestätigt auch Alexander Heinzmann in einem Interview mit der ZVW. Der Geschäftsführer der Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH, die rund 10.500 Wohn- und Gewerbeeinheiten verwaltet, dazu: “Unsere Verwalter sollen am Telefon Rede und Antwort stehen, ständig vor Ort sein, aber auch innerhalb kurzer Zeit E-Mails beantworten. Wir haben uns gefragt, wie wir all das unter einen Hut bekommen. Am Ende war klar, dass dies nur mit einer Internetplattform geht, die den Verwalter von Routineauskünften entlastet.” Der Kunde kann jetzt vom Smartphone, Tablet-PC oder Laptop von jedem Ort und wann er will seine Informationen abrufen. “Das spart Ressourcen und letztendlich auch Personal.”

Schritt für Schritt ins digitale Mietermanagement

Bei Allthings legen wir großen Wert darauf unsere Kunden Schritt für Schritt in Richtung digitales Mietermanagement zu begleiten. Dazu gehört Allthings Essential, eine Lösung, die sich zunächst auf die Grundlagen konzentriert – wie etwa digitale Dokumentation, Ticketing und Kommunikation. Hat man diese Kernfunktionen erst mal in die bestehenden Prozesse integriert, lässt sich unsere Plattform flexibel um Dienste Dritter, Schnittstellen zu bestehenden Systemen und verschiedenste Mieter-Services erweitern. So sichern Sie sich heute und in der Zukunft Wettbewerbsvorteile.

Wenn es darum geht, die Betriebskosten mit Hilfe einer digitalen Mieter-App zu senken, arbeiten einige der führenden mittelständischen und großen Wohnungsunternehmen der Branche mit Allthings zusammen (u.a. Credit Suisse, Privera, Nassauische Heimstätte).

Sind Sie interessiert daran, herauszufinden, wie wir die Verwaltungskosten in Ihrem Unternehmen senken können? Dann testen Sie unsere Mietermanagement-Plattform Allthings Essential jetzt kostenlos. Erfahren Sie hier mehr über unsere Lösung.

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Thomas Ulrich

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